Politica de confidențialitate

Comisia Europeană colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a trata cererile de acces la documente depuse în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 în termenele prevăzute și pentru a întocmi un raport statistic anual, în conformitate cu cerințele articolului 17 alineatul (1) din acest regulament. În plus, anumite operațiuni de prelucrare a datelor personale conținute în documentele care urmează să fie divulgate sunt necesare pentru a permite accesul public la un registru de documente, după cum prevede articolul 11 din regulamentul de mai sus. Datele personale pot fi prelucrate și în contextul unei anchete desfășurate de Ombudsmanul European sau de Curtea de Conturi a Uniunii Europene sau al unor proceduri judiciare ale Curții de Justiție a UE. Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat, nici pentru crearea de profiluri. Puteți depune cereri de acces la documentele Comisiei Europene în două moduri. Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal se va face diferit, în funcție de modul ales. 2.1. Depunerea cererilor prin intermediul portalului online Portalul Comisiei Europene „Solicitați acces la un document al Comisiei” (denumit în continuare „portalul”) vă permite să depuneți cereri de acces la documentele Comisiei Europene în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001. Pentru a depune o cerere prin intermediul acestui portal, aveți nevoie de un cont „EU Login” (serviciu de autentificare pentru o gamă largă de servicii și sisteme informatice ale Comisiei Europene). Dacă aveți deja un cont EU Login, vă puteți conecta cu acreditările existente. Dacă nu aveți cont EU Login, vi se va cere să vă creați unul când faceți clic pe butonul „Trimiteți o cerere” sau „Creați un cont” de pe pagina de pornire a portalului. La crearea contului EU Login, va trebui să vă introduceți numele, prenumele și adresa de e-mail. Ulterior, vă puteți gestiona datele „nume” și „prenume” din contul EU Login. Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați declarația specifică de confidențialitate referitoare la EU Login și la operațiunea de prelucrare „Serviciul de gestionare a identităților și accesului (IAMS)” (referința de înregistrare în registrul public al RPD: DPR-EC-03187). Când vă conectați pentru prima dată la portal utilizând contul dumneavoastră EU Login, portalul creează automat un cont asociat (denumit în continuare „cont de acces la documente”). Contul de acces la documente reutilizează numele, prenumele și adresa de e-mail din contul EU Login, dar vă permite să adăugați și să gestionați date cu caracter personal suplimentare, cum ar fi profilul, numărul de telefon, adresa poștală, țara, reprezentantul legal și organizația dumneavoastră. Veți putea gestiona aceste date prin intermediul spațiului de gestionare a contului de acces la documente – pentru a accesa acest spațiu, faceți clic pe butonul „Conectat” din partea de sus a oricărei pagini a portalului. Modificările efectuate în contul EU Login în ceea ce privește numele și prenumele sunt reflectate automat în contul de acces la documente. 2.1.1. Depunerea cererilor inițiale prin intermediul portalului Atunci când depuneți prima cerere inițială prin intermediul portalului, pe lângă nume, prenume și adresă de e-mail (date asociate contului EU Login), trebuie să indicați țara de reședință, cu excepția cazului în care ați introdus deja această informație în contul dumneavoastră de acces la documente. Acest lucru este necesar întrucât, în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 privind protecția datelor, se aplică seturi diferite de obligații dacă datele cu caracter personal conținute în documentul solicitat sunt transferate unui solicitant dintr-o țară UE/SEE sau unuia din afara UE/SEE. Puteți modifica oricând această informație în spațiul de gestionare a contului de acces la documente de pe portal. Când depuneți cererea prin intermediul portalului, nu este necesar să furnizați o adresă poștală, întrucât Comisia vă va trimite răspunsul său pe cale electronică, prin intermediul portalului (îl veți găsi în rubrica „Răspunsul la cererea inițială”), cu toate garanțiile legale necesare în ceea ce privește data notificării răspunsului. Adresa poștală este obligatorie dacă solicitați în mod explicit să primiți răspunsul la cererea inițială nu numai pe cale electronică, prin intermediul portalului, ci și prin poștă (și anume pe suport de hârtie). 2.1.2. Depunerea cererilor de confirmare legate de cererile inițiale depuse prin intermediul portalului online Puteți solicita o revizuire a răspunsului Comisiei la cererea inițială prin depunerea unei cereri de confirmare pentru accesul la documente, în conformitate cu articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. Pentru cererile inițiale depuse prin intermediul portalului, puteți face acest lucru fie: a) prin intermediul butonului „Solicitați o reexaminare” de pe pagina cererii de pe portal; b) prin e-mail sau poștă. Adresa de e-mail și adresa poștală la care puteți trimite o cerere de confirmare sunt indicate în răspunsul Comisiei la cererea inițială. În ambele cazuri, nu este necesar să indicați adresa dumneavoastră poștală, întrucât Comisia trimite răspunsul la cererea de confirmare pe cale electronică, prin intermediul portalului (la rubrica „Răspunsul la cererea de confirmare”), cu toate garanțiile legale necesare în ceea ce privește data notificării răspunsului. Dacă solicitați explicit să primiți răspunsul la cererea de confirmare nu numai pe cale electronică, prin intermediul portalului, ci și prin poștă (adică pe suport de hârtie), trebuie să vă indicați adresa poștală – în caz contrar, răspunsul va fi trimis doar electronic. Dacă precizați explicit că nu doriți să primiți răspunsul la cererea de confirmare prin intermediul portalului, ci numai prin alte mijloace, este obligatoriu să furnizați adresa poștală de destinație. Comisia nu va începe să trateze cererea de confirmare până când nu primește adresa la care trebuie să trimită răspunsul. 2.2. Depunerea cererii prin e-mail sau poștă Dacă depuneți cererea prin e-mail sau poștă, trebuie să vă indicați numele, prenumele, adresa de e-mail (numai pentru cererile trimise prin e-mail) și adresa poștală. Dacă nu vă indicați adresa poștală, Comisia nu va începe să vă trateze cererea. Adresa poștală este obligatorie din mai multe motive: În primul rând, pentru a obține securitate juridică în ceea ce privește data la care ați primit răspunsul Comisiei la cererea dumneavoastră, etapă care poate presupune trimiterea răspunsului prin poștă sau prin alte mijloace care oferă garanțiile juridice necesare în ceea ce privește data notificării răspunsului. În al doilea rând, pentru a ști dacă aveți reședința în UE/SEE și, în caz contrar, în ce țară terță aveți reședința, astfel încât normele de protecție a datelor să fie aplicate în mod corect tuturor datelor cu caracter personal care ar putea apărea în documentele la care solicitați acces. Regulamentul (UE) 2018/1725 privind protecția datelor prevede norme diferite în funcție de reședința destinatarului datelor cu caracter personal (în UE/SEE sau în altă parte). Întrucât marea majoritate a documentelor solicitate conțin date cu caracter personal, Comisia Europeană nu poate garanta aplicarea corectă a normelor privind protecția datelor dacă nu vă cunoaște adresa poștală; În al treilea rând, pentru a aplica în mod corect Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din respectivul regulament se referă la protecția vieții private și a integrității individului și trebuie aplicat în conformitate cu Regulamentul privind protecția datelor; Pentru cererile transmise în acest mod, Comisia va trimite răspunsul la cererile inițiale într-un mod care să garanteze securitatea juridică în ceea ce privește data notificării răspunsului (de exemplu, prin poștă). Dacă ați depus cererea prin e-mail sau poștă, puteți depune cererea de confirmare, în conformitate cu articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, prin e-mail sau poștă. Adresa de e-mail și adresa poștală la care puteți trimite cererea de confirmare sunt indicate în răspunsul Comisiei la cererea inițială. Comisia va trimite răspunsul la cererile de confirmare într-un mod care să garanteze securitatea juridică în ceea ce privește data notificării răspunsului (de exemplu, prin poștă).

Comisia Europeană prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru că: prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini de interes public [articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/1725]; și pentru că prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii obligației legale care îi revine Comisiei Europene [articolul 5 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) 2018/1725]. În plus, prelucrarea datelor cu caracter personal neobligatorii pe care le furnizați în cererea dumneavoastră de acces la documente (a se vedea secțiunea 4 de mai jos) sau pe portal se bazează pe consimțământul dumneavoastră [conform articolului 5 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725]. Prelucrarea efectuată în temeiul articolului 5 alineatul (1) literele (a) și (b) trebuie să se bazeze pe dreptul Uniunii, și anume pe articolul 15 alineatul (3) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și pe Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

Datele cu caracter personal colectate și apoi prelucrate sunt: a) Datele cu caracter personal furnizate când depuneți cererea: i. Date cu caracter personal obligatorii: - nume și prenume - adresa de e-mail (pentru cererile depuse prin portal sau e-mail) - țara de reședință (pentru cererile depuse prin intermediul portalului, a se vedea punctul 2.1.) - adresa poștală (pentru cererile depuse prin e-mail sau poștă, a se vedea punctul 2.2.) ii. Date cu caracter personal opționale: a) numărul de telefon, adresa poștală (numai pentru cererile depuse prin intermediul portalului, a se vedea punctul 2.1.), organizația, reprezentantul legal, profilul solicitantului. b) datele cu caracter personal ale solicitantului și ale altor persoane incluse în cerere și în orice altă corespondență schimbată între solicitant și Comisie (răspuns la cerere, scrisoare de prelungire a termenului, cerere de clarificare etc.) c) datele cu caracter personal conținute în documentele solicitate, dacă acestea sunt puse la dispoziție în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 (d) datele de contact ale reprezentanților terților, în cazul consultării unor părți terțe e) dacă există îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care formulează solicitarea, Comisia Europeană îi poate cere solicitantului să furnizeze o copie a documentului de identitate (de exemplu, un pașaport sau o carte de identitate) pentru a-i verifica identitatea, în următoarele circumstanțe excepționale: atunci când documentele vizate de cerere conțin date cu caracter personal ale solicitantului, iar solicitantului i se acordă accesul individual la astfel de documente; atunci când există motive legitime să se considere că dreptul de acces care decurge din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 este utilizat în mod abuziv de către respectivul solicitant. Documentul de identificare ar trebui să conțină numele solicitantului și, dacă este cazul, adresa sa poștală, iar orice alte date, cum ar fi o fotografie sau orice alte caracteristici personale, pot fi ocultate.

Toate datele în format electronic (e-mailuri, documente, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Operațiunile acestora respectă Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene. Contractanții Comisiei Europene au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră personale efectuată în numele Comisiei Europene. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din măsurile de transpunere a Regulamentului general privind protecția datelor în statele membre ale UE. Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia Europeană a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor personale prelucrate. Măsurile organizatorice includ acordarea accesului la datele cu caracter personal doar persoanelor autorizate care au un interes legitim să le cunoască în contextul acestei operațiuni de prelucrare.